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Wenn Du mit einer Registrierkasse oder einem Kassensysteme arbeitest, ist Dir sicher schon einmal der Begriff „Kassensicherheitsverordnung“ begegnet. Um genau zu verstehen, was damit gemeint ist, muss man ein paar Jahre zurückgehen.
2016 wurde das „Grundsatz-Manipulationsschutzgesetz für digitale Aufzeichnungen“, auch Kassengesetz genannt, durch das Bundesfinanzministerium (BMF) eingeführt. Zweck des Gesetzes ist es, Manipulationen an digitalen Schlüsseldateien und damit Steuerveruntreuung zu verhindern. Begleitet vom Registrierkassengesetz, „Verordnung über die Ermittlung technischer Anforderungen an Aufzeichnungssysteme und elektronische Sicherheit im Geschäftsverkehr“, veröffentlicht 2017. Die technischen und rechtlichen (steuerlichen) Anforderungen an Bargeld Kassenbetreiber sind in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt.
Was ändert sich bei den Kassensicherheitsvorschriften?
Im Rahmen des Gesetzes gelten für Kassenbetreiber ab dem 1.Januar 2020 eine Reihe von Auflagen, um einen ordnungsgemäßen Betrieb von Steuerrecht und -verwaltung zu gewährleisten.
Erfüllt Deine Kasse noch nicht die Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung, solltest Du Dich dringend nach einem steuerkonformen Kassensystem umsehen. Das geht zum Beispiel ganz einfach mit unserem kostenlosen Angebots-Vergleich. Werden NICHT-konforme Kassen weiterhin genutzt, kann es zu hohen Strafen kommen.
Für alle Registrierkassen und Kassensysteme gelten die Registrierkassensicherheitsvorschriften und Anforderungen mit einer TSE. Für Kassen, die bauartbedingt nicht mit TSE nachgerüstet werden können, galt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. Offene Ladenkassen sind aktuell (Stand 01.2023) noch von den Registrierkassensicherheitsvorschriften ausgenommen.
Kassenhersteller bieten in der Regel rechtskonforme Systeme an. Diese verfügen über eine TSE (technische Sicherheitseinrichtung) und entsprechen auch den Regelungen der GoBD und der KassenSichV. Grundsätzlich solltest Du Dich aber vor der Anschaffung informieren, ob Dein Wunschsystem und die Software den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Die TSE ist eine Komponente der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und seit dem 01.01.2023 Pflicht für alle Kassensysteme. Diese wurde in Kooperation zwischen dem Bundesfinanzministerium und dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, kurz BSI erarbeitet.
Der Begriff TSE steht für eine technische Sicherheitseinrichtung. In Bezug auf Kassen und Kassensysteme dient die TSE als Sicherheitsmodul und Aufzeichnungssystem für bestimmte Daten. Somit erfüllt sie das Gesetz zum „Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“. Damit sollen Manipulationen der Aufzeichnungen, Daten und Software verhindert und somit Steuerhinterziehung vorgebeugt werden. Durch die TSE wird jedem Kassenvorgang eine spezifische Zertifikats-Nummer zugewiesen. Die Signatur der Vorgänge wird dabei in dabei neben der Software auch auf dem Kassenbeleg vermerkt. Bei einer eventuellen Kassennachschau kann das Finanzamt und alle Finanzbehörden somit Manipulationen schnell feststellen. Die TSE-Pflicht ist ein Bestandteil der Kassensicherungsverordnung und gilt nach dem Ablauf einer Übergangsfrist und einer Nichtbeanstandungsregelung seit 01.01.2023 für jedes Kassensystem. Aktuell sind offene Ladenkassen noch von der Regelung ausgenommen.
Wenn Deine Kasse noch nicht über eine integrierte TSE (technische Sicherheitseinrichtung) verfügt, besteht also akuter Handlungsbedarf. Sollten die Finanzbehörden bei einer Prüfung wie der Kassennachschau einen Verstoß feststellen, drohen hohe Geldbußen.
Eine TSE kann je, nachdem über ein Speichermedium wie eine SD-Karte oder einen USB-Stick nachträglich nachgerüstet werden. Informiere Dich hierzu am besten bei Deinem Kassenhersteller und überprüfe die Schnittstellen Deines Systems. Der Hersteller kann Dir nach einer Prüfung Deines Systems und den Schnittstellen eine entsprechende Lösung für Deinen Einsatz empfehlen. Auch bei der Einrichtung, dem Betrieb und der Bedienung kann Dich Dein Anbieter unterstützen.
Wenn Du ein neues Kassensystem kaufen möchtest, solltest Du Dein Wunschsystem unbedingt vor der Anschaffung auf die rechtlichen Vorgaben prüfen. Ist das System GoBD, TSE und Finanzamt konform? Erfüllt es alle Vorgaben der KassenSichV.? Achte zudem darauf, wie lange die Zertifizierung der TSE gilt. Vor deren Ablauf solltest Du Dich unbedingt bei Deinem Kassen-Hersteller informieren, wie Du die Zertifizierung verlängern kannst.
Während die Registrierkassensicherheitsverordnung die Integration von TSE in die Registrierkasse vorschreibt, gibt es mit hardware- und cloudbasierter TSE zwei Möglichkeiten. Wenn Du eine Hardware basierte TSE wünschst, kannst Du verschiedene Lösungen, wie eine SD-Karte oder einen USB-Stick als Speichermedium verwenden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass TSEs nur eine bestimmte Anzahl von Signaturen und Zertifikaten leisten können und über eine sogenannte Zertifikatslaufzeit verfügen. Zu beachten ist auch, dass der Speicherplatz auf physischen Medien oft begrenzt ist. Um eine Speicherüberlastung zu vermeiden, kannst Du die gesammelten Vorgänge, Daten, Aufzeichnungen und Kassenvorgänge exportieren. Diese musst Du gemäß den steuerlichen Aufbewahrungspflichten speichern. Zudem ist die Zertifizierung für Hardware basierte TSEs auf maximal 8 Jahre begrenzt und muss nach 3 bis 5 Jahren neu evaluiert werden. Zu beachten ist auch, dass zusätzliche Kosten anfallen.
Ferner bieten viele Anbieter Cloud basierte TSE an. Alle von der TSE aufgezeichneten Daten werden hier in der Cloud gespeichert, unabhängig von physischer Hardware und System.
Vorteile einer Cloud TSE Lösung:
Der Speicherplatz der TSE-Cloud ist im Gegensatz zu Hardware basierten Lösungen unbegrenzt. Auch Kosten für zusätzliches Material fallen nicht an. Gleichzeitig können neue Software-Updates schnell und einfach über die Cloud installiert werden. Ein entscheidender Vorteil der TSE-Cloud ist ihre Zukunftsfähigkeit.
Was passiert mit der cloudbasierten TSE, wenn das Internet ausfällt?
Störungen des Internets sind an der Tagesordnung und daher kommt es häufig zu Störungen in Unternehmen. In diesem Fall wird der Verlust der Internetverbindung automatisch im TSE-Protokoll protokolliert. Auf dem Kassenbon wird zusätzlich ein Hinweis auf den Fehler angezeigt. Dem widerspricht die Finanzverwaltung nicht.
Die Kassensicherungsverordnung ist mit verschiedenen Fristen und Auflagen verbunden. Hier ein kurzer Überblick:
Im Dezember 2016 wurde das „Basic Digital Recordings Anti-Manipulation Act“ erlassen.
2017 trat die „Verordnung zur Festlegung technischer Anforderungen an elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme im Geschäftsverkehr“, auch KassenSichV genannt, in Kraft.
Ab dem 1. Januar 2020 werden Zentralbeschlüsse zu Registrierkassensicherheitsvorschriften, insbesondere zur Warenempfangspflicht und zu Verpflichtungen gegenüber TSE, umgesetzt.
Während die Belegausgabepflicht bereits seit dem 01. Januar 2020 beginnt – und seit diesem Tag wird die Nichteinhaltung geahndet – sieht es bei TSE etwas komplizierter aus. Vielen Unternehmen war es einfach nicht möglich, Anfang 2020 die geforderte TSE der KassenSichV rechtzeitig in ihre Registrierkassen zu integrieren. Diese sieht vor, dass Verstöße gegen Registrierkassensicherheits-Vorschriften erst ab Ende September 2020 sanktioniert werden.
Aufgrund verschiedener Schwierigkeiten – vornehmlich Liefer- und Beglaubigungsprobleme sowie der Corona-Krise – hatten das Bundesfinanzministerium (BMF) und die Bundesländer die Unbedenklichkeitsregelung bis August verlängert.
Ab Ende März 2021 müssen alle Kassen und Kassensysteme mit TSE ausgestattet sein. Eine Ausnahme bildet hier nur die offene Ladenkasse.
Die Vorgaben wurden in Kooperation zwischen dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und dem Bundesfinanzministerium (BMF) erarbeitet.
Und dann gibt es da noch eine Übergangsfrist für Kassensysteme nach der Registrierkassensicherheitsverordnung: Diese gilt, wenn Deine Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 angeschafft wurde, aber bauartbedingt nicht mit einer TSE aufgerüstet werden kann. Wenn dies der Fall ist, durftest Du Deine Registrierkasse ohne TSE bis zum 31. Dezember 2022 nutzen. Hier sollte jedoch zwingend beachtet werden, dass Du ab dem 01. Januar 2023 zu der Nutzung eines Finanzamt konformen Kassensystems mit TSE verpflichtet bist.
Laut Schätzungen des Bundesverbands für Bargeld- und Zahlungs-Systemtechnik im baren und unbaren Zahlungsverkehr e. V. (DFKA) gehen jedes Jahr etwa 50 bis 70 Milliarden Euro durch Steuerhinterziehung verloren.
Gesetzliche Neuerungen in der Kassensicherheitsverordnung helfen, dies zu verhindern. Seit Anfang 2020 müssen Unternehmer nach jedem Einkauf eine Rechnung ausstellen. Diese kann zwar elektronisch oder in Papierform an die Kunden versandt werden, jedoch steht die Belegpflicht eher in der Kritik. Als gegen Argumente wurden von den Kassierern unter anderem ökologische Aspekte und hohe Kosten angeführt. Als Steuer Instrument kommt jedoch die Rechnungspflicht ins Spiel, weil sie den Druck auf Unternehmen erhöht, jede Transaktion in der Kasse zu erfassen.
Ab dem 1. Januar 2022 muss im Rahmen der Sicherheitsvorschriften für Registrierkassen jeder Handelsvorgang durch Ausstellung einer Quittung erfasst werden. Es besteht für den Kunden allerdings keine Mitnahmepflicht. Folgende Daten sollen demnach auf einem Beleg / einer Rechnung erfasst sein: