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In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über die Bonpflicht, auch Belegausgabepflicht genannt, wissen musst. Wir erklären Dir, warum sie für Dich als Unternehmer, Selbstständiger oder Verbraucher wichtig sein könnte.
Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Regelung. Sie besagt, dass Du bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg oder Kassenbon erstellen und dem Kunden anbieten musst. Alle Unternehmen, die über ein elektronisches Kassensystem verfügen, sind angehalten, einen Kassenbon auszustellen. Dabei ist es egal, ob dieser in Papierform oder Digital erstellt wird. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg haben möchte oder nicht. Ziel ist es unter anderem, Steuerbetrug zu verhindern und sowohl den Unternehmern als auch den Finanzbehörden die Arbeit zu erleichtern.
Die "Kassensicherungsverordnung" (KassenSichV) und die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) regeln die Bonpflicht. Die Einführung der auch als Kassengesetz bekannten Regelung erfolgte zum 01. Januar 2020 durch das Bundesfinanzministerium (kurz BMF).
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) basiert auf dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” (Kassengesetz). Sie verhindert die Manipulation an Registrierkassen. Die Verordnung schreibt vor, dass alle Registrierkassen eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzen müssen.
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) protokolliert alle Kassenbuchungsläufe Deines Unternehmens. Damit verhindert sie, dass jemand die Daten, die Du mit deiner Kasse aufnimmst, nachträglich löscht oder ändert. Ein technisches Sicherheitsmodul ist seit dem Jahr 2020 Pflicht für alle elektronischen Kassensysteme. Dieses Aufzeichnungssystem sorgt dafür, dass alle aufgezeichneten Transaktionen später nicht mehr veränderbar sind.
Die GoBD regelt das korrekte und nachvollziehbare Führen und Aufbewahren der Unterlagen für die Buchführung. Sie macht es dem Finanzamt einfacher, bei Bedarf bestimmte Daten zu überprüfen. Sie stellt sicher, dass die elektronisch gespeicherten Daten vollständig, richtig und unverändert sind.
Um Steuerhinterziehung und Steuerbetrug zu verhindern, führte man die Bonpflicht ein.
Dank der Belegausgabepflicht erfasst und dokumentiert man nun alle Geschäftsvorfälle korrekt. Dies erleichtert dem Finanzamt bei einer betrieblichen Überprüfung die Kontrolle, ob die steuerlichen Vorschriften eingehalten werden. Unternehmer haben die Pflicht einen Bon für Ihre Kunden auszustellen, der Kunde ist dagegen nicht verpflichtet, den Bon anzunehmen und zu verwahren. Die Bonpflicht kann einen großen Vorteil für Kunden darstellen. Belege dienen als Nachweis über den getätigten Einkauf und der Beleg kann bei eventuellen Reklamationen oder Rückgaben nützlich sein.
Die Belegausgabepflicht betrifft grundsätzlich alle Branchen und Geschäftsbereiche. Hierbei ist es egal, ob es sich um eine offene Ladenkasse oder ein modernes Kassensystem handelt. Als offene Ladenkasse bezeichnet man eine Kasse, die nicht über eine technische Ausstattung verfügt. Bei dieser Art von Kasse fertigt man die Grundaufzeichnungen und den Kassenbeleg als Einzelaufzeichnung für alle Geschäftsvorfälle manuell an. Eine ordnungsgemäße Kassen- und Buchführung ist dadurch erheblich schwerer. Offene Ladenkassen sind häufiger von einer nicht angemeldeten Kassennachschau durch die Finanzbehörden betroffen. Für einige Bereiche und Unternehmen ist eine Befreiung der Bonpflicht möglich.
Änderungen und Irrtümer werden vorbehalten. Bitte beachte, dass sich gesetzliche Regelungen jederzeit ändern. Wenn Du dein Unternehmen von der Bonpflicht befreien lassen möchtest, frage vorher bei Deinem Steuerberater nach. Er gibt Dir genaue Informationen zur Bonpflichtbefreiung und kann Dir bei dem Antrag helfen. Zudem erhältst Du direkt beim Bundesfinanzministerium (BMF) weitere Informationen zu möglichen Ausnahmen und Befreiungen, sowie deren Voraussetzungen.
Der größte Kritikpunkt an der Bonpflicht ist die Umweltbelastung, die durch die vielen ausgedruckten Bons entsteht. Um diesem Problem zu entgehen, gibt es mittlerweile eine umweltfreundliche Alternative zur Belegausgabe in Papierform. Hierfür wurde der digitale Kassenbon, auch E-Bon genannt, eingeführt. Diese Lösung ist umweltschonender und hat den Vorteil, dass Du weniger Platz in deinem Portemonnaie benötigst. Allerdings musst Du dich auch an die gesetzlichen Vorschriften der Belegausgabepflicht halten, wenn Du einen E-Bon ausstellst.
Eine weitere Möglichkeit für die Erstellung von Kassenzetteln stellt die Nutzung eines Thermobondruckers dar. Hierbei kann dank Thermopapier auf Tintenpatronen verzichtet werden. Das Thermopapier ist mit einem speziellen temperaturempfindlichen Material beschichtet, wodurch keine Druckfarben oder Ähnliches benötigt werden. Somit ist das Verfahren günstiger und umweltfreundlicher als Kassenzettel aus normalem Papier und Druckertinte. Der einzige Nachteil von Thermopapier liegt in der Haltbarkeit des Beleges. Thermo-Papierbelege bleichen gerade in der Sonne schnell aus und werden unleserlich.
Nicht nur die Form, sondern auch der sachliche, rechnerische Inhalt ist für einen Kassenbon wichtig.
Folgende Angaben müssen, nach Vorgaben des Kassengesetzes auf Deinem Kassenbon stehen:
Folgende Daten müssen auf Deinem Kassenbeleg hinterlegt sein, wenn die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) an deinem Kassensystem aktiviert ist. Sollte dies nicht der Fall sein entspricht Dein Kassenbon nicht den gesetzlichen Anforderungen:
Ein direktes Bußgeld, bei Verstoß oder Nichteinhaltung der Bonpflicht, ist vom Gesetzgeber nicht vorgesehen. Jedoch kann dies ein Indiz dafür sein, dass Du deiner Aufzeichnungspflicht nicht genügend nachkommst. Häufig droht nach einem entdeckten Verstoß eine Betriebsprüfung, bei der Unklarheiten aufkommen können. Im schlimmsten Fall ist es möglich, dass das Finanzamt eine Umsatzschätzung vornimmt, welche oft eine Steuernachzahlung nach sich zieht. Kurz gesagt: Kein Kassenbeleg = höheres Steuernachzahlungsrisiko.
Quittungen und Kassenbons sind Dokumente, die den Kauf von Waren oder Dienstleistungen bestätigen. Sie haben verschiedene Funktionen.
Kassenbon:Diesen bekommst Du direkt nach dem Bezahlen an der Kasse. Er listet alle gekauften Artikel mit ihrem Einzel- und Gesamtpreis auf. Kassenbons werden für den Fall verwahrt, dass Du einen Artikel zurückgeben oder umtauschen kannst.
Quittung:Sie ist ein formelleres Dokument und bestätigt, dass eine Ware oder Dienstleistung bezahlt wurde. Bei größeren Beträgen oder bei Geschäften zwischen Privatpersonen wird diese verwendet. Eine Quittung enthält in der Regel den Namen des Zahlenden, den Namen des Zahlungsempfängers, den gezahlten Betrag und das Datum der Zahlung. Quittungen dienen als Beleg für eine Zahlung und können für rechtliche oder steuerliche Zwecke wichtig sein.
Wenn Dein Verein ein elektronisches Kassensystem nutzt, hast Du die Verpflichtung, die Bonpflicht und deren Vorgaben einzuhalten. Hierbei ist es egal, ob der Verein gemeinnützig ist oder nicht.