Rechtliches zu Kassen

Kassensysteme: Welche Gesetzte und Regelungen gelten.

Für moderne Kassensysteme gelten eine Reihe Regelungen und Vorschriften über die Du Dich, wenn du eine Kasse kaufen möchtest, am besten vorab informieren solltest. Wenn Du Dich dazu entscheidest ein Kassensystem zu kaufen, stelle sicher, dass es die gesetzlichen Anforderungen, Vorschriften und Regelungen erfüllt. Solltest Du Dir unsicher sein, frage beim Anbieter nach. Da es einige Kassen Regelungen gibt haben wir Dir auf dieser Seite eine Übersicht über die wichtigsten Vorschriften und Gesetze zusammengestellt. Zu den wichtigsten Kassensystem-Regelungen und Gesetzen gehören die KassenSichV., die Beleg-Ausgabepflicht sowie die GoBD.

Registrierkassenpflicht

Eine generelle Registrierkassenpflicht besteht in Deutschland (Stand 03.2022) noch nicht. Allerdings endet 2023 die „Übergangsfrist für bestehende Kassensysteme“. Daher besteht danach die Pflicht, eine vorhandene Kasse mit einem elektronischen Aufzeichnungsystem auszurüsten oder zu ersetzen. Das bedeutet somit, dass die Registrierkassen-Pflicht ab 2023 in Deutschland in Kraft tritt. 

Als Registrierkassen werden Kassensysteme bezeichnet, die eine direkte Daten-Erfassung durchführen und Aufzeichnen. Sie werden auch als Kassen-Terminal oder PoS-Kasse bezeichnet.

Kassensicherungsverordnung (KassenSichV.) / Kassengesetz (KassenG.)

Die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassenSichV.) wurde im Jahr 2017 durch das BMF (Bundesfinanzministerium) bekannt gegeben. Sie dient dazu Regelungen für elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme festzulegen. So wird in der Kassensicherungs-Verordnung die Einführung der sogenannten TSE-Pflicht (technische Sicherheitseinrichtung) zum Jahr 2020 festgelegt. Diese gilt für alle Unternehmen die Aufzeichnungspflichtig sind. Ziel dieser Maßnahme ist der Schutz vor Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen durch Unternehmen. Die KassenSichV. wird auch häufig als Kassengesetz (KassenG.) bezeichnet.

TSE-Pflicht, was ist eine TSE?

Eine technische Sicherheitseinrichtung kurz: TSE, ist ein Programm, dass Aufzeichnungspflichtige Daten bei jedem Kassenvorgang direkt aufzeichnet. Diese werden direkt mit einem festgelegten Zeitstempel und weiteren Kriterien versehen. Dadurch soll eine spätere Manipulation bzw. Änderung der Daten verhindert werden. Ein TSE Aufzeichnungssystem kann direkt in einem Kassensystem integriert sein oder mittels einem USB-Stick oder einer SD-Karte nachgerüstet werden. Voraussetzung dafür sind entsprechende Schnittstellen. Die verbreitetsten Schnittstellen sind WLAN, Funk, Bluetooth.

GoBD für Kassen

Die GoBD wurde 2014 durch das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlich und löst die bis dato gültige GDPdU ab. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie beinhaltet beispielsweise das Erstellen einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation. Für ältere Registrierkassen bestand eine Übergangsfrist bis Ende 2016. Im Jahr 2020 wurde die GoBD verschärft. Hinzu kamen unter anderem:

Bei Nichteinhaltung der GoBD riskieren Steuerpflichtige Unternehmer Bußgelder bis zu 25.000€. Bei vorsätzlichen Fälschungen des Kassenbuches drohen Steuernachzahlungen und strafrechtliche Verfolgung wegen Steuerhinterziehung.

GDPdU für Kassen

Die GDPdU ist die Grundlage der GoBD und wurde 2001 erlassen. GDPdU steht dabei für die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Sie regelt bei Betriebsprüfungen die Mitwirkungspflichten und die Art des Datenzugriffes. Sie wurde 2015 durch die GoBD abgelöst.

Kassen Belegausgabepflicht

Die Erweiterung der GoBD 2020, durch das BMF, beinhaltet auch die sogenannte Belegausgabepflicht auch Bonpflicht genannt. Hier handelt es sich um die Pflicht einem Kunden bei einer Transaktion einen Kassenbon/Beleg anzubieten. Dies kann in Papierform, aber auch Digital erfolgen. Ob der Kunde den Kassenbeleg annimmt bleibt aber letztendlich ihm überlassen. Die Belegausgabepflicht betrifft alle Unternehmen, die über ein elektronisches Kassensystem verfügen. Es gibt die Möglichkeit sich von der Bonpflicht befreien zu lassen. Solltest Du eine offene Ladenkasse im Einsatz haben, ist die Bonpflicht ebenfalls verpflichtend. Dies bedeutet eine Menge zusätzlicher Arbeit.

Als offene Ladenkasse werden Kassen bezeichnet, die über keine technische Ausstattung verfügen. Hier muss die Grundaufzeichnung sowie der Kassenbeleg als Einzelaufzeichnung für alle Geschäftsvorfälle manuell angefertigt werden. Das wiederum erschwert die ordnungsmäßige Kassenführung und Buchführung erheblich. Zudem sind offene Ladenkasse häufiger von einer unangemeldeten Kassen-Nachschau durch die Finanzbehörden betroffen.

Kassenmeldepflicht

Ebenfalls wurde mit der Erweiterung der GoBD 2020 die sogenannte Kassenmeldepflicht eingeführt. Diese besagt, dass der Erwerb oder Betrieb elektronischer Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden muss. Hierbei ist sowohl die Art der Kassen sowie deren Anzahl meldepflichtig. Bereits vorhandene Kassen mussten bis September 2020 der Finanzbehörde gemeldet werden.

Einzelaufzeichnungspflicht für Kassen

Im Zuge der Änderung der GoBD 2020 wurde die Pflicht zur Einzelaufzeichnung eingeführt. Diese Anforderung an Kassensysteme besagt, dass jeder Geschäftsvorfall unmittelbar und separat aufzuzeichnen ist. Welches Kassensystem verwendet wird spielt dabei keine Rolle. Die Aufzeichnung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

Kassennachschau

Die Kassen-Nachschau oder auch Kassen-Prüfung kann auf Grundlage der GoBD jederzeit unangemeldet durch einen Betriebsprüfer Deiner Finanzbehörde erfolgen. Dabei kann der Beamte der zuständigen Finanzverwaltung grundsätzlich Zugriff auf alle Grundaufzeichnungen und Kassenbücher verlangen. Die Finanzverwaltung prüft dabei unter anderem die Aufzeichnungssysteme auf eine Manipulation oder ähnliches.

Fazit der Kassen Regelungen

Bei dem Erwerb oder dem Betrieb einer Registrierkasse gibt es einiges zu beachten. Aber keine Sorge, in der Regel sind moderne Kassenlösungen Gesetzeskonform und Erfüllen die Rechtlichen Vorschriften. Die Kassen Anbieter bieten sowohl Gesetzes konforme Kassen an als auch die notwendige TSE für deren Betrieb. Auch bei der Anmeldung Deiner Kasse beim zuständigen Finanzamt stehen sie Dir in der Regel mit Rat und Tat zur Seite. Solltest Du Dir unsicher sein, ob Deine Wunschkasse alle gesetzlichen Regelungen und Anforderungen für Kassensysteme erfüllt, hilft Dir Dein Kassenanbieter sicherlich gerne weiter.