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Sicher hast Du schon von der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gehört und fragst Dich, was damit gemeint ist. In diesem Artikel erhältst Du alle wichtigen Informationen über diese Verordnung.
Das Bundesfinanzministerium führte die Kassensicherungsverordnung, auch KassenSichV oder Kassensicherheitsverordnung genannt, zum 26.09.2017 ein. Sie gilt seit Januar 2020. Es wurde jedoch aufgrund von Problemen bei den Zertifizierungen eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.September 2020 getroffen. Seitdem ist jedoch der Betrieb einer entsprechenden Hardware bis auf wenige Ausnahmen Pflicht. Sie ist eine wichtige Vorschrift für alle Kassenbetreiber beziehungsweise Unternehmer in Deutschland, sowie ein großer Bestandteil der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie gewährleistet die richtige Grundaufzeichnung aller Geschäftsvorgänge, was es dem Finanzamt erleichtert, Fehler zu erkennen.
In der Kassensicherungsverordnung findest Du alles, was Du als Unternehmer wissen musst, um deine Kasse regelkonform zu betreiben. Sie legt unter anderem fest, welche technischen Eigenschaften eine Kasse haben muss und wie man sie im Geschäftsalltag integriert. Ferner wird auch geregelt, wann und wie digitale Grundaufzeichnungen erfolgen müssen und wie diese gespeichert werden müssen. Verstöße gegen die Kassensicherheitsverordnung ziehen hohe Strafen nach sich, daher ist es wichtig, sich mit den Details der Verordnung vertraut zu machen. Zudem solltest Du Dich immer über Änderungen oder Neuerungen informieren.
Die GoBD, oder "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sowie zum "Datenzugriff", sind eine Reihe von Richtlinien. Sie legt fest, wie elektronische Aufzeichnungen zu führen und aufzubewahren sind. Die Richtlinien gelten für alle Unternehmen in Deutschland und stellen sicher, dass Transaktionen nachvollziehbar und nachprüfbar sind.
Um die Regeln der GoBD einzuhalten, musst Du verschiedene Schritte unternehmen. Beispielsweise gehört dazu, dass Du zertifizierte Kassensysteme verwendest, die alle Geschäftsvorgänge lückenlos aufzeichnen und speichern. Des Weiteren musst du die elektronischen Aufzeichnungen und Belege wie Kassenbons über einen bestimmten Zeitraum aufheben. Um sicherzustellen, dass alles korrekt und unverändert bleibt, musst Du darauf achten, dass niemand die Daten ändern oder falsch darstellen kann. Du solltest dich mit den Regeln der GoBD vertraut machen und diese in deinem Unternehmen anwenden. So kannst Du den rechtlichen Anforderungen entsprechen und vermeidest Ärger bei einer Betriebsprüfung.
Die KassenSichV dient dazu, Manipulationen an Kassensystemen vorzubeugen und Steuerbetrug zu verhindern. Ein weiteres Ziel ist es, Steuerprüfungen zu vereinfachen. Ein wichtiges Instrument hierfür ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Durch klare Dokumentationen hilft sie den Zielen der KassenSichV und macht zukünftige Betriebsprüfungen einfacher und effizienter.
Die TSE zeichnet alle Kassenvorgänge lückenlos auf und sorgt dafür, dass die Daten deiner Kasse korrekt und unverändert bleiben. Dazu erhält jeder Geschäftsvorfall eine durchgehende Seriennummer, welche auch auf den Belegen ersichtlich ist. Diese Signatur verhindert die Veränderung von Daten wie Transaktionen, verbessert die Betriebssicherheit und gewährleistet das Vertrauen der Kunden. Mit einer technischen Sicherheitseinrichtung bleibt Deine Kasse stets regelkonform und sicher. Neben integrierten Lösungen gibt es auch Möglichkeiten für die Aufrüstung bestehender Kassen. Dazu zählen Speichermedien wie TSE-Sticks. Weitere Informationen findest Du in unserem TSE-Ratgeber.
Das Kassengesetz und die Kassensicherheitsverordnung sind für Dich als Unternehmer oder Kassenbetreiber unabdingbar. Es regelt den Einsatz elektronischer Kassensysteme, während die Kassensicherungsverordnung den Schutz eines Kassensystems gegen Manipulation gewährleistet. Das Kassengesetz und die KassenSichV sind eng miteinander verbunden, da sie die technischen Details regelt, die das Kassengesetz vorschreibt. Wenn Du beide Vorschriften einhältst, stellst Du Transparenz sicher, hilfst dem Finanzamt und verhinderst Betrugsversuche. Daher ist es wichtig, dass deine Kasse den Anforderungen beider Gesetze entspricht.
Ein Kassensystem ist unerlässlich für Dein Unternehmen. Es wird hauptsächlich zwischen zwei Hardware-Systemen unterschieden. Die elektronische Registrierkasse und das PC-basierte Kassensystem.
Elektronische Registrierkasse: Sie ist eine einzelne Einheit und ist einfach zu bedienen. Du hast jedoch die Pflicht, jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen, Stichwort Einzelaufzeichnungspflicht.
PC-basiertes Kassensystem: Ein PC-basiertes Kassensystem hat wesentlich mehr Funktionen. Mit seiner speziellen Kassensoftware kann das System Aufgaben wie Warenverwaltung und detaillierte Verkaufsberichte erstellen.
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die DSFinV-K hängen eng zusammen und sind wichtige Regeln für digitale Kassensysteme. Beide Regelungen führte das Bundesministerium für Finanzen (BMF) ein, um Steuerbetrug und Manipulationen an elektronischen Kassen zu verhindern.
Die Kassensicherheitsverordnung verlangt, dass alle elektronischen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Dieses Sicherheitsmodul soll alle Kassentransaktionen einzeln, unveränderbar und manipulationssicher aufzeichnen und speichern. Die DSFinV-K (Datensatzverarbeitung Finanzverwaltung Kassen) ergänzt die Kassensicherungsverordnung und stellt Anforderungen an die digitale Schnittstelle der Kassen.
Die KassenSichV ermöglicht die Fiskalisierung der Kassensysteme und stellt den DSFinV-K Standard sicher. Sie dient dazu, alle Geschäftsvorgänge sichtbar zu machen und Betrugsversuche zu reduzieren. Für Dich als Kassenbetreiber ist es daher wichtig, sich mit der digitalen Schnittstelle auseinanderzusetzen. Sie spielt eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit der Kassensicherungsverordnung und hilft dabei, die Vorschriften der DSFinV-K richtig umzusetzen.
Die Fiskalisierung wurde Anfang 2020 durch das Kassengesetz in Deutschland geregelt. Sie soll alle Transaktionen, die über ein Kassensystem abgewickelt werden, ordnungsgemäß erfassen und an das zuständige Finanzamt melden. Diese Grundaufzeichnungen sollen Steuerhinterziehung verhindern und die Steuereinnahmen erhöhen. Hierbei werden alle steuerrelevanten Daten, die eine Kasse erzeugt, gemäß den gesetzlichen Anforderungen gespeichert und aufbereitet. Ziel ist es, Transaktionen lückenlos und manipulationsgeschützt aufzuzeichnen.
Die Kassennachschau ist ein wesentlicher Bestandteil der Kassensicherheitsverordnung. Hier können Finanzbeamte unangekündigt Dein Unternehmen besuchen und Einsicht in die Kassenaufzeichnungen verlangen. Sie prüfen, ob die Kassensysteme den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen und ob ein Manipulationsschutz der Daten erfolgt. Die Kassensicherungsverordnung und die Kassennachschau sollen nicht nur Betrug verhindern, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöhen. Nicht zuletzt aufgrund der Meldepflicht bei den Finanzbehörden solltest Du als Unternehmer darauf achten, dass Dein Kassensystem alle Voraussetzungen und Vorschriften der Kassensicherheitsverordnung erfüllt. Zudem solltest Du Dich immer über Neuerungen oder Änderungen der Gesetze informieren. Die Verordnung ist streng und Verstöße sind teuer.
Wie stelle ich sicher, dass meine elektronische Kasse oder meine Registrierkasse die KassenSichV unterstützt?
Deine Kasse und die Kassensoftware müssen einige Anforderungen erfüllen. Dazu gehört die technische Sicherheitseinrichtung (TSE), sowie eine DSFinV-K-Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul soll alle Geschäftsfälle manipulationssicher aufzeichnen und speichern. Die DSFinV-K-Schnittstelle ist dafür da, die Daten in einem bestimmten Format an das Finanzamt weiterzugeben.
Gilt die KassenSichV auch für bargeldlose Kassen?
Ja. Die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) gilt auch für bargeldlose Zahlungen. Ziel der KassenSichV ist es, Manipulationen bei den Transaktionen zu verhindern und eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen. Dabei ist es egal, ob die Zahlung bar oder bargeldlos (mittels Bankkarte oder Gutscheinen) erfolgt.
Welche Aufzeichnungssysteme sind von der KassenSichV ausgenommen?
Folgende Hardware und Aufzeichnungssysteme sind von der KassenSichV ausgenommen:
Belegausgabepflicht innerhalb der KassenSichV – was bedeutet das?
Mit der Kassensicherungsverordnung trat auch die Belegausgabepflicht (Bonpflicht) in Kraft. Diese Regelung verpflichtet die Unternehmen, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen. Dabei ist es egal, ob der Kunde den Kassenbon wünscht oder nicht. Man kann den Bon in Papierform oder in elektronischer Form erstellen. Mehr Infos zur Belegausgabepflicht findest du auf unserer Homepage https://www.posbill.com/ratgeber/bonpflicht
Änderungen und Irrtümer sind vorbehalten. Bitte beachte, dass sich gesetzliche Regelungen und steuerliche Bestimmungen jederzeit ändern können. Im Zweifelsfall sollten Sie sich daher immer an einen Steuerberater wenden.